Em 2018, o Ministério da Educação (MEC) publicou a Portaria nº 315, segundo a qual se verificam as regras a serem adotadas pelas Instituições de Ensino Superior para implementação e gestão de todo o acervo de documentos das IES, que obrigatoriamente passará para o formato digital.

A Portaria nº 315 deve ser observada por todas as Instituições de Ensino Superior, assim entendidas, as Privadas e as Públicas, devendo as exigências serem cumpridas nos cursos de Bacharelado e Pós-graduação, ainda que na modalidade de ensino a distância.

A regra é válida para toda a documentação da IES desde a matrícula do aluno até a expedição do diploma de conclusão do curso. Portanto, deve ser digitalizada a documentação pedagógica e administrativa que diz respeito a cada aluno.

Dentre as exigências do MEC, verifica-se a necessidade de gerenciamento do acervo digital, mediante indexação dos arquivos, com aplicação de Código de Classificação e Tabela de Temporalidade Documental, os quais são instituídos em Portaria distinta (Portaria NA/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011), a fim de garantir o fácil acesso e manuseio de busca ou recuperação dos arquivos.

Outrossim, primando pela autenticidade e validade jurídica do acervo, o MEC exige o uso de certificação digital para assinar os documentos acadêmicos que passarão para o formato digital.

Por último, há de se destacar a exigência da criação de Comitê Gestor nas Instituições, cujo papel precípuo é elaborar o plano de implementação, acompanhar a política de segurança da informação do acervo acadêmico e garantir o uso da certificação digital nos documentos acadêmicos.

O prazo para as Instituições de Ensino Superior cumprirem as exigências da Portaria MEC nº 315 é de 2 (dois) anos, a contar da provação do referido normativo, que se deu em abril de 2018. Portanto, em abril de 2020, todas as IES devem estar em pleno cumprimento às exigências do MEC.

• Por Leoneide Lima